| Ao
longo dos anos em que atuamos informatizando pequenos
e médios negócios, constatamos que as empresas
quando procuram um sistema para informatizar as rotinas
da empresa, na maioria das vezes, são motivadas
por uma necessidade isolada ou para a solução
de um problema específico. Normalmente a iniciativa
é tomada quando um acontecimento único rompe
com a capacidade da empresa de conviver com um determinado
problema crônico que se arrasta por algum tempo.
Além disso, a procura acaba sendo dirigida apenas
com o foco do problema motivador. São poucas
as iniciativas em que se aborda a informatização
como uma solução para todas as áreas
da empresa, de forma integrada e consistente com as
necessidades atuais e as futuras.
A visão dos pequenos negócios é
muito focada no presente e no evidente. Poucos são
os empresários que aproveitam a oportunidade
para uma reflexão mais ampla de como a informatização
pode ajudar no crescimento da empresa, embora haja uma
literatura muito abundante mostrando os benefícios
que podem ser alcançados.
Porém algo que não se comenta e que consideramos
ser a contribuição mais importante da
tecnologia para uma empresa é que com ela se
pode guardar a história da empresa.
É surpreendente como esse patrimônio é
desprezado. Todos os dias, os colaboradores da empresa
recebem informações sobre as necessidades
de seus clientes, fazem vendas, orçamentos, compras,
um mundo de operações, muitas com lucro
outras com prejuízos, mas não percebem
que esses acontecimentos são a vida e a experiência
da empresa.
Como é possível saber o que está
acontecendo com as margens de lucro das operações
dos seus melhores clientes. Como estão evoluindo
essas margens e que tipo de pressão a área
comercial está recebendo desses clientes para
manter ou aumentar suas compras. Poucas empresas conseguem
ter resposta para isso. E nos parece que essas informações
são vitais para a sobrevivência e para
o crescimento.
É analisando o comportamento e a tendência
dos seus clientes que a empresa consegue ver se suas
metas e necessidades serão atingidas. É
possível avaliar os riscos futuros e antever
o comportamento e as margens das vendas. Para prever
o futuro é necessário que se analise o
comportamento e as tendências das operações
passadas. Sem a história não dá
para fazer.
A mesma importância deve ser dada à análise
dos estoques, das compras, dos custos, dos empréstimos
bancários, etc. Tudo nos parece importante e
de alguma forma vai ajudar no crescimento ou no resultado
da empresa.
Temos certeza, que embora ajudar a emitir uma nota
fiscal, controlar os estoques, fazer os pagamentos no
prazo certo, guardar as informações da
empresa é a mais importante contribuição
que a tecnologia pode dar à empresa. A tecnologia
pode fazer análises automáticas das informações
e mostrar os melhores caminhos para a direção
da empresa. Quem consegue fazer isso, sem ter uma história
bem guardada?
Todas empresas enviam seus documentos fiscais para
a Contabilidade, mas quase nenhuma se interessa pelas
peças contábeis produzidas e, tampouco,
seus contadores podem analisar com profundidade as informações,
pois possuem apenas fragmentos dispersos da atividade
da empresa.
Não há uma cultura que valorize as informações
e todo o conhecimento acumulado. Isso faz com que a
base da administração e do planejamento
da empresa seja sempre baseada no "achismo",
na "tentativa" e no "erro". Mesmo
que haja mais acertos que enganos, o crescimento sempre
será lento e muito arriscado. Quem têm
competidores competentes vive sempre preocupado e correndo
riscos.
Achamos que as pequenas e médias empresas precisam
repensar a maneira como vêm a informatização
de seus negócios e, principalmente, dar valor
às informações que estão
acumulando ao longo do tempo.
Ter um sistema integrado, voltado para o operacional
e para o gerencial é algo importante não
apenas para o dia a dia, mas principalmente para o futuro
e o sucesso da empresa.
Mas, tenha em mente que é fundamental escolher
um bom fornecedor e um bom sistema, para ter uma solução
de longo prazo, pois a troca dos sistemas a cada 2,
3 ou 5 anos, sempre implicará na perda de uma
parte da história da empresa.
Autor: J. R. Cesário
Sócio da Softlogic Informática Ltda.
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