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Quais os cuidados que devo ter ao informatizar minha empresa?

O cuidado mais importante é não ter urgência. Se não quis começar antes com tempo para fazer algo com critério, não faça mal feito agora com a justificativa que é urgente.

A escolha não é um processo demorado. Existem alguns cuidados que acabam consumindo alguns dias, ao invés de horas, mas não podem ser ignorados ou considerados superficialmente.

Para começar, sua empresa precisa saber o que deseja da informatização e por que precisa dela, para, só depois, procurar. Lembre-se (a todo o momento), se precisa achar uma solução, antes precisa saber qual é o problema.

Inicialmente, pense nos problemas que sua empresa tem no dia a dia. Isole e relacione cada um.

a) Seu contador precisa de informações para o SPED e seu sistema atual não consegue dar;
b) seu estoque está sempre com problema e seus vendedores gastam muito tempo para certificarem se, realmente, os produtos estão disponíveis para venda;
c) não consegue saber qual é a margem de lucro do que vende;
d) a OP diferente do pedido do cliente;
e) as entregas saem com atraso;
f) etc.

É isso mesmo, faça uma lista dos problemas que precisa resolver e que um novo sistema pode solucionar. Liste pelo menos 20 razões. Se possível, chegue a 30 ou 50. Ao procurar atingir esses números, vai descobrir muitos problemas que precisam de solução e não eram lembrados. Peça ajuda para seus funcionários. Não se preocupe com a forma, apenas liste-os.

Com essa relação em mãos, além de saber por que precisa de um sistema novo, vai ter um guia para checar se todos os seus problemas vão ser resolvidos com um novo sistema.

A lista serve para mostrar quais são as atividades mais críticas da organização. Qualquer solução terá que atender a todos os tópicos.

Depois da primeira, faça outra lista. Liste que melhorias operacionais seu negócio está precisando para crescer, melhorar o atendimento, atrair novos clientes, etc. Não pense mais nos problemas da lista anterior. Esta deve relacionar ferramentas e recursos que a empresa não tem, mas que precisa (procure imaginar um cenário ideal). Mais uma lista com 20, 30 ou 50 itens.

Depois, nas duas listas, ordene os tópicos por importância ou relevância, da maior para a menor.

Com as listas prontas, sua empresa já deu o primeiro passo. Sabe quais são os problemas que precisa resolver, identificou as atividades mais críticas e o que precisa para ser mais dinâmica e melhor. Ou seja, já sabe o que precisa.

Agora sim, tem condições de sair e procurar um sistema e um fornecedor no mercado.

Depois desse primeiro passo, há mais algumas etapas, cada uma com seus afazeres:

Estudar os detalhes (requisitos) de cada atividade que precisa ser informatizada e analisar como cada uma será atendida pelos sistemas ofertados.
Saber onde estão os fornecedores que podem atender melhor as necessidades da empresa.
Avaliar como a dinâmica operacional dos sistemas encontrados se adequam à maneira de operar da empresa ou, se uma ou outra pode ser modificada.
Avaliar se a solução encontrada atende a todos os tópicos levantados nas listas preparadas inicialmente.
Avaliar se as tecnologias das soluções encontradas atenderão às necessidades futuras da empresa.
Avaliar as mudanças na infraestrutura para atender às exigências da solução e das necessidades da empresa.
Como certificar que o fornecedor vai atender as expectativas quanto ao sistema, ao treinamento, ao suporte e às inovações que a empresa vai precisar no futuro.
Avaliar quanto custa e como poderá pagar o investimento na solução que melhor vai atendê-la.

Se você chegou até aqui e não desistiu da leitura do artigo, pode estar imaginando como é complicado adquirir um novo sistema. Realmente é um processo complexo e merece todos esses cuidados.

Se sua empresa é pequena, pode simplificar algumas tarefas, mas não os cuidados.

 

Sobre o autor:

J. R. Cesário
Consultor com mais de 30 anos de experiência em implantação de ERP


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