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Qual é o melhor método para escolher um fornecedor de software?

Estamos diante de algo muito simples e muito complexo ao mesmo tempo.

Se sua empresa é pequena, média ou mesmo faz parte das grandes, deve saber que o software e o fornecedor são partes da mesma solução. Não poderá escolher um sistema e pedir para outro fornecedor entregá-lo. Os dois são inseparáveis.

Um sistema e seu fornecedor podem ser muito bons para um tipo ou porte de empresa e nem tanto para outro. Nem sempre o melhor fornecedor do mercado vai poder atender a sua empresa, pois seu sistema poderá ser especializado apenas para outro tipo de atividade ou outro porte de empresa.

Deve considerar que há uma simbiose, software-fornecedor. Dependendo do que sua empresa precisa, a escolha pode começar pelo software ou, então, pela seleção prévia do fornecedor.

As pequenas e médias empresas, que fazem aquisições de sistemas prontos, com ou sem adaptações, dependem da qualificação prévia do software e, depois, do fornecedor. Aquelas que desejam desenvolver software específico, ou fazer grandes adaptações de sistemas, quando possível, devem qualificar inicialmente o fornecedor.

Mas, qualquer que seja o porte da empresa e do fornecedor, a informatização vai exigir de ambos "uma relação de cooperação". Devem caminhar juntos para que a empresa possa ter uma ferramenta que lhe favoreça o crescimento e, ao mesmo tempo, que essa ferramenta acompanhe o seu crescimento. Ambos devem se esforçar e se beneficiar pelo resultado.

Excluindo as empresas que vão fazer desenvolvimento próprio, há um roteiro que pode ser seguido:

1º) Escolher os sistemas mais adequados para as necessidades da empresa. Isto é o que mais importa. Se o fornecedor já fez algo que serve para as necessidades da sua empresa, ele já é qualificado.
2º) Separe os fornecedores que têm mais experiência no setor e na atividade da empresa.
3º) Separe os fornecedores que possuem as maiores chances de atender no futuro.

A primeira análise é puramente técnica. Depende do preenchimento da lista de requisitos das necessidades da empresa. É o primeiro corte.

A segunda é um fundamento muito importante. Quase todas as empresas de software são especializadas e focadas em certos segmentos de atividade econômica. Ainda que no momento um sistema possa servir, não adianta escolher um fornecedor especializado em indústria de calçado, se a sua é de fabricação de tijolo. A softwarehouse vai dirigir as melhorias e o crescimento do sistema para as necessidades dos fabricantes de calçados. Sua empresa sempre ficará à margem e, o seu sistema, ao longo do tempo, vai se distanciar de suas necessidades. É uma visão de longo prazo. "Longo prazo em tecnologia, pode ser 2 anos". Este é o segundo corte.

A terceira análise também diz respeito ao futuro. Sua empresa precisa de garantias de que a implantação, a reorganização e os objetivos serão atingidos a curto, médio e longo prazo. É preciso garantir que o fornecedor vai estar presente no futuro e que vai investir na evolução do sistema para que possa atender as necessidades que o crescimento da empresa vai exigir. É o terceiro corte.

Como vai fazer isso?

1º) O tempo de existência da empresa é um referencial importante. O setor é muito exigente e competitivo. Ter vida longa é um bom sinal. Também há muitas empresas novas, mas é muito arriscado casar com alguém que conheceu há três semanas. Pode dar certo, mas é arriscado.
2º) Conversar com clientes que utilizam o sistema do fornecedor por muitos anos. Além de checar o atendimento e o comprometimento com o cliente, é importante saber como o sistema evoluiu e se acompanhou as necessidades e expectativas. Se não evoluiu, não vai evoluir. Saia fora.

Outra questão a ser considerada, ainda que muito subjetiva, diz respeito à diferença entre o "porte da empresa" e o do "porte do fornecedor". A área de TI é muito segmentada, tanto em especialização como na estrutura de atendimento. Há fornecedores que só atendem empresas grandes, outros, só pequenos. Normalmente, os preços ordenam essas relações. Porém, uma empresa compradora que tenha recursos e necessidades de maior ordem, precisa ter cuidado ao avaliar preços baixos. Se decidir aproveitar alternativa muito abaixo do que poderia investir, poderá estar sendo atendida por um fornecedor que não está preparado para seu nível de exigência, complexidade ou retaguarda.

A área de tecnologia, sobretudo, quando aplica mão-de-obra é muito cara. Preços baixos, normalmente, não são acompanhados por atendimento especializado.

Finalmente, lembre-se: na informatização da sua empresa encare o sistema como um investimento, o fornecedor como um parceiro e, o sucesso, como um esforço de ambas as partes.

 

Sobre o autor:

J. R. Cesário
Consultor com mais de 30 anos de experiência em implantação de ERP


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