Embora não pareça, mas ainda estamos
no início da informatização
quando se trata de pequenas empresas e, até
de muitas, de porte médio. Apesar de haver
uma quantidade enorme de informações
a esse respeito, a maior parte delas é
mostrada mais como oferta de solução
do que orientação. O que acaba gerando
mais confusão.
Por essa razão, as pequenas empresas que
procuram alguma solução, por conta
da inexperiência, da falta de informação
e, até de recursos, acabam decidindo informatizar
as atividades ou departamentos por partes e muitas
vezes, isoladamente.
Outro fato muito comum é que a procura
é desencadeada por um problema específico
ou crônico. A motivação é
mais um rompimento da paciência do que fruto
do planejamento. Além disso, a necessidade
relatada ainda vem mascarada por uma "solução
idealizada", por alguém que não
é especialista em organização,
mas que ficou com a incumbência de resolver
o problema.
Para evitar isso, as empresas de porte possuem
consultores que realizam estudos, identificam
as necessidades reais e procuram por soluções
que eliminem desperdícios, produzam o máximo
de aproveitamento das informações
setoriais e a integração entre as
diversas atividades da empresa. Tudo isso para
gerar eficiência e mais resultados com menores
custos.
Por ser um trabalho especializado e caro, a consultoria
é pouco acessível aos pequenos negócios.
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O que é informatizar uma empresa?
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De uma maneira geral,
qualquer que seja a solução, a informatização
tem como objetivo atingir três resultados
igualmente necessários: |
a)
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Ter
ferramentas para operacionalizar as atividades
da empresa. |
b)
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Guardar
as informações para consultas. |
c)
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Utilizar
as informações para analisar
os resultados, avaliar tendências e
tomar decisões. |
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Além disso, a
informatização acaba sendo responsável
por três importantes instrumentos gerenciais: |
a)
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Estabelecer
um modelo de organização e relacionamento
entre as áreas e as atividades da empresa. |
b)
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Estabelecer
um sistema de controle com padrões
de acesso e atribuições que
visam compatibilizar a execução
com a competência do usuário. |
c)
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Estabelecer
uma dinâmica operacional que deve servir
para tornar a empresa mais rápida no
atendimento dos clientes, nos processos produtivos
e administrativos. |
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Analisando estes aspectos, logo se conclui que
informatizar exige uma abordagem sistêmica,
ou seja, considerar que as atividades são
relacionadas e dependentes entre si. Quando uma
solução é isolada e não
reconhece o relacionamento com as demais atividades
da empresa, requer que os dados sejam sempre digitados
e o processamento gerado fique restrito a essa
atividade. Não há compartilhamento
e nem aproveitamento de trabalhados realizados
por outras áreas e também não
o oferece às demais. Em razão disso,
os custos operacionais são aumentados e
o dinamismo da empresa limitado.
A visão isolada, ainda que tenha custo
reduzido, acaba, ao longo do tempo, cobrando um
custo muito alto à empresa, na forma de
retrabalhos, erros e limitação do
dinamismo empresarial. É um custo de difícil
mensuração, mas é sempre
significativo.
Para as empresas de pequeno e médio porte,
devido ao alto custo de um amplo desenvolvimento
específico de qualidade, que atenda a todas
as suas atividades, as melhores opções
são os Sistemas Integrados já prontos
e que possuem algum grau de adaptação.
As opções de menor custo não
oferecem possibilidade de customização.
À medida em que as customizações
são mais abrangentes, o custo da implantação
vai sendo elevado.
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Quais são os critérios
de escolha?
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Os critérios
são sempre baseados nas necessidades da empresa.
São vários os aspectos que devem ser
levados em consideração. Ex.: |
a)
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o
volume das operações: se
a empresa tiver muito volume operacional,
o sistema deve ter condições
de suportar grande fluxo de informação,
possuir sistema de banco de dados de boa qualidade,
as telas e rotinas devem ser construídas
para serem rápidas mesmo na manipulação
com muitos dados. |
b)
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o
dinamismo do negócio: a organização
do sistema deve favorecer a realização
das tarefas com rapidez, utilizar a menor
quantidade de informações digitadas
e induzir velocidade para que o usuário
possa ter alta produtividade; |
c) |
o
tipo de atividade: o ideal do sistema
é que seja especializado e desenvolvido
para o ramo de atividade da empresa, ou seja,
que também sirva para seus concorrentes.
Sistema muito genérico ou especializado
em outra atividade obriga a empresa a se ajustar
e isso certamente vai prejudicar o desempenho
e o desenvolvimento do negócio. |
d) |
o
crescimento da empresa: o sistema é
um "modelo de organização"
É obvio que na medida que a empresa
cresce, vai alterar sua forma de se organizar.
Assim, o sistema deve suportar e acompanhar
o crescimento da empresa. Deve ser simples
de operar enquanto a empresa for pequena e
suportar a ampliação de atividades
e de volumes operacionais no futuro. |
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Porém, há
outro fator de extrema importância: o fornecedor.
O sistema que vai responder pela eficiência
e produtividade da empresa deve ser confiável
e de qualidade assegurada. Quem faz isso é
o seu fornecedor. Podemos até encontrar um
ótimo fornecedor com um sistema ruim, mas
certamente, não há sistema de qualidade
e confiável com um fornecedor ruim. Para
ter certeza, ligue para 3 clientes com muitos anos
de uso. Nisto deve haver rigor. |
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E
os preços? |
Em se falando de informatização,
temos do 1 ao milhão para a mesma coisa.
Aparentemente todos fazem as mesmas tarefas:
emitem NF, controlam as vendas, os estoques, a
produção, as compras, a qualidade,
os bancos, as contas a receber, as contas a pagar,
o fluxo de caixa, etc. Podemos listar os recursos
de um sistema que custa R$ 1 mil e de outro que
custa R$ 1 milhão. A lista será
praticamente a mesma.
Normalmente, o preço deve ser compatível
com a qualidade e com o atendimento que são
ofertados e esperados. Siga a mesma lógica
usada nas demais aquisições importantes.
Escolha o melhor que puder pagar.
Os preços relativos à implantação
de sistemas de gestão são formados
por três componentes distintos:
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a)
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Licenciamento:
para o fornecedor recuperar o custo do desenvolvimento.
Sistema mais elaborado e com muitos recursos
e sofisticação, tem preço
mais elevado. Sistema simples, com recursos
limitados, deve ter custo baixo. |
b)
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Treinamento:
remunera as horas aplicadas na implantação.
O custo total do treinamento também
pode ser influenciado pela qualificação
dos funcionários a serem treinados
e pela dinâmica operacional, que pode
ajudar ou prejudicar a concentração
e a disposição para o treinamento. |
c)
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Customização/adaptação:
varia de acordo com a necessidade da empresa
em adaptar o sistema escolhido para as particularidades
que não pode ou não deseja abandonar.
O custo da hora de customização
é maior que as do treinamento. Se as
customizações forem de um valor
muito grande em relação ao custo
total, provavelmente a escolha do sistema
tenha sido equivocada. |
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Considerando que o preço de um Sistema
de Gestão implica na composição
de três variáveis: o software, o
treinamento e as adaptações/customizações,
na medida em que o porte e a complexidade da empresa
forem maiores, mais influência têm
os custos do treinamento e as customizações,
que são os mais caros.
A Softlogic em razão de sua especialização
em pequenas e médias empresas possui condições
de atender empresas pequenas com custo de implantação
e treinamento reduzidos, além de orientar
a empresa como o processo de avaliação
e aquisição do sistema deve ser
conduzido para que o sucesso da informação
seja garantido.
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Autor: J. R. Cesário
Sócio da Softlogic Informática Ltda. |
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Para maior orientação,
consulte o Guia
de Compra de Sistema, que contém
informações que vão auxiliar
a empresa na escolha do melhor sistema. |
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