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Sabe como informatizar uma empresa?

Embora não pareça, mas ainda estamos no início da informatização quando se trata de pequenas empresas e, até de muitas, de porte médio. Apesar de haver uma quantidade enorme de informações a esse respeito, a maior parte delas é mostrada mais como oferta de solução do que orientação. O que acaba gerando mais confusão.

Por essa razão, as pequenas empresas que procuram alguma solução, por conta da inexperiência, da falta de informação e, até de recursos, acabam decidindo informatizar as atividades ou departamentos por partes e muitas vezes, isoladamente.

Outro fato muito comum é que a procura é desencadeada por um problema específico ou crônico. A motivação é mais um rompimento da paciência do que fruto do planejamento. Além disso, a necessidade relatada ainda vem mascarada por uma "solução idealizada", por alguém que não é especialista em organização, mas que ficou com a incumbência de resolver o problema.

Para evitar isso, as empresas de porte possuem consultores que realizam estudos, identificam as necessidades reais e procuram por soluções que eliminem desperdícios, produzam o máximo de aproveitamento das informações setoriais e a integração entre as diversas atividades da empresa. Tudo isso para gerar eficiência e mais resultados com menores custos.

Por ser um trabalho especializado e caro, a consultoria é pouco acessível aos pequenos negócios.

 

O que é informatizar uma empresa?

De uma maneira geral, qualquer que seja a solução, a informatização tem como objetivo atingir três resultados igualmente necessários:
a) Ter ferramentas para operacionalizar as atividades da empresa.
b) Guardar as informações para consultas.
c) Utilizar as informações para analisar os resultados, avaliar tendências e tomar decisões.
 
Além disso, a informatização acaba sendo responsável por três importantes instrumentos gerenciais:
a) Estabelecer um modelo de organização e relacionamento entre as áreas e as atividades da empresa.
b) Estabelecer um sistema de controle com padrões de acesso e atribuições que visam compatibilizar a execução com a competência do usuário.
c) Estabelecer uma dinâmica operacional que deve servir para tornar a empresa mais rápida no atendimento dos clientes, nos processos produtivos e administrativos.
 

Analisando estes aspectos, logo se conclui que informatizar exige uma abordagem sistêmica, ou seja, considerar que as atividades são relacionadas e dependentes entre si. Quando uma solução é isolada e não reconhece o relacionamento com as demais atividades da empresa, requer que os dados sejam sempre digitados e o processamento gerado fique restrito a essa atividade. Não há compartilhamento e nem aproveitamento de trabalhados realizados por outras áreas e também não o oferece às demais. Em razão disso, os custos operacionais são aumentados e o dinamismo da empresa limitado.

A visão isolada, ainda que tenha custo reduzido, acaba, ao longo do tempo, cobrando um custo muito alto à empresa, na forma de retrabalhos, erros e limitação do dinamismo empresarial. É um custo de difícil mensuração, mas é sempre significativo.

Para as empresas de pequeno e médio porte, devido ao alto custo de um amplo desenvolvimento específico de qualidade, que atenda a todas as suas atividades, as melhores opções são os Sistemas Integrados já prontos e que possuem algum grau de adaptação. As opções de menor custo não oferecem possibilidade de customização. À medida em que as customizações são mais abrangentes, o custo da implantação vai sendo elevado.

 

Quais são os critérios de escolha?

Os critérios são sempre baseados nas necessidades da empresa. São vários os aspectos que devem ser levados em consideração. Ex.:
a) o volume das operações: se a empresa tiver muito volume operacional, o sistema deve ter condições de suportar grande fluxo de informação, possuir sistema de banco de dados de boa qualidade, as telas e rotinas devem ser construídas para serem rápidas mesmo na manipulação com muitos dados.
b) o dinamismo do negócio: a organização do sistema deve favorecer a realização das tarefas com rapidez, utilizar a menor quantidade de informações digitadas e induzir velocidade para que o usuário possa ter alta produtividade;
c)  o tipo de atividade: o ideal do sistema é que seja especializado e desenvolvido para o ramo de atividade da empresa, ou seja, que também sirva para seus concorrentes. Sistema muito genérico ou especializado em outra atividade obriga a empresa a se ajustar e isso certamente vai prejudicar o desempenho e o desenvolvimento do negócio.
d)  o crescimento da empresa: o sistema é um "modelo de organização" É obvio que na medida que a empresa cresce, vai alterar sua forma de se organizar. Assim, o sistema deve suportar e acompanhar o crescimento da empresa. Deve ser simples de operar enquanto a empresa for pequena e suportar a ampliação de atividades e de volumes operacionais no futuro.
 
Porém, há outro fator de extrema importância: o fornecedor. O sistema que vai responder pela eficiência e produtividade da empresa deve ser confiável e de qualidade assegurada. Quem faz isso é o seu fornecedor. Podemos até encontrar um ótimo fornecedor com um sistema ruim, mas certamente, não há sistema de qualidade e confiável com um fornecedor ruim. Para ter certeza, ligue para 3 clientes com muitos anos de uso. Nisto deve haver rigor.
 
E os preços?

Em se falando de informatização, temos do 1 ao milhão para a mesma coisa.

Aparentemente todos fazem as mesmas tarefas: emitem NF, controlam as vendas, os estoques, a produção, as compras, a qualidade, os bancos, as contas a receber, as contas a pagar, o fluxo de caixa, etc. Podemos listar os recursos de um sistema que custa R$ 1 mil e de outro que custa R$ 1 milhão. A lista será praticamente a mesma.

Normalmente, o preço deve ser compatível com a qualidade e com o atendimento que são ofertados e esperados. Siga a mesma lógica usada nas demais aquisições importantes. Escolha o melhor que puder pagar.

Os preços relativos à implantação de sistemas de gestão são formados por três componentes distintos:

a) Licenciamento: para o fornecedor recuperar o custo do desenvolvimento. Sistema mais elaborado e com muitos recursos e sofisticação, tem preço mais elevado. Sistema simples, com recursos limitados, deve ter custo baixo.
b) Treinamento: remunera as horas aplicadas na implantação. O custo total do treinamento também pode ser influenciado pela qualificação dos funcionários a serem treinados e pela dinâmica operacional, que pode ajudar ou prejudicar a concentração e a disposição para o treinamento.
c) Customização/adaptação: varia de acordo com a necessidade da empresa em adaptar o sistema escolhido para as particularidades que não pode ou não deseja abandonar. O custo da hora de customização é maior que as do treinamento. Se as customizações forem de um valor muito grande em relação ao custo total, provavelmente a escolha do sistema tenha sido equivocada.
 

Considerando que o preço de um Sistema de Gestão implica na composição de três variáveis: o software, o treinamento e as adaptações/customizações, na medida em que o porte e a complexidade da empresa forem maiores, mais influência têm os custos do treinamento e as customizações, que são os mais caros.

A Softlogic em razão de sua especialização em pequenas e médias empresas possui condições de atender empresas pequenas com custo de implantação e treinamento reduzidos, além de orientar a empresa como o processo de avaliação e aquisição do sistema deve ser conduzido para que o sucesso da informação seja garantido.

 
Autor: J. R. Cesário
Sócio da Softlogic Informática Ltda.
 
 
Para maior orientação, consulte o Guia de Compra de Sistema, que contém informações que vão auxiliar a empresa na escolha do melhor sistema.
 
 
 
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