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A SEFAZ anuncia o fim do emissor gratuito da
nota fiscal eletrônica a partir de 1º
de janeiro de 2017, além de informar que
desde abril que faz e não fará alterações
ou manutenções nesse sistema, o
que poderá acarretar divergência
entre a geração da nota fiscal e
as eventuais novas orientações fiscais.
As empresas que ainda dependem desse sistema,
podem aproveitar a oportunidade para rever como
esse trabalho vem sendo realizado e encontrar
uma solução mais prática,
rápida e segura, pois nestas questões,
aquele software era muito precário e até
ruim.
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| O
QUE É PRECISO PARA MELHORAR A EMISSÃO
DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA |
| Para tornar essa tarefa
mais produtiva, rápida e segura, é
necessário abordar alguns tópicos:
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| SOBRE
A REPETIÇÃO DOS DADOS |
| Na emissão de
notas fiscais, excetuando-se as quantidades e o
preço dos itens, há um conjunto de
informação que são os mesmos
em todas as notas fiscais. Retirando essa repetição,
a emissão de uma nota fiscal pode ser reduzida
para alguns segundos. |
| a) |
Os
dados do cliente. |
| b) |
Os
dados dos produtos. |
| c) |
As
definições fiscais e critérios
de cálculos da operação. |
| d) |
Portarias
ou observações legais ou fiscais. |
| e) |
Se
houver, os dados da transportadora. |
| f) |
As
quantidades e preços dos itens digitados
ou coletados em um pedido. |
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Se o conjunto destas informações
for cadastrado uma única vez, a emissão
das notas fiscais ficará restrita à
digitação dos itens do pedido do
cliente, às quantidades, os preços
e condição de pagamento.
Se os preços e as condições
de pagamentos, que também podem ser repetidos
forem registrados em uma tabela de preços,
a digitação de uma nota fiscal e
o tempo de sua emissão ficará reduzida
a poucos segundos e dependendo apenas das quantidades
desejada pelo cliente.
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| SOBRE
A SEGURANÇA OPERACIONAL |
| Outra questão
abordada e muito relevante é a quantidade
de erros que eram observados na operação
do software da SEFAZ, principalmente em razão
dos seguintes motivos: |
| a) |
Digitação
sem confrontação das quantidades
e dos preços. |
| b) |
Digitação
sem confrontação dos produtos. |
| c) |
Preenchimento
dos campos sem confrontação
com as peculiaridades fiscais da operação. |
| d) |
Preenchimento
dos campos sem confrontação
com a opção tributária
da empresa. |
| e) |
Preenchimento
dos campos sem confrontação
com as normas fiscais. |
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Como do sistema da SEFAZ é usado para
todo o tipo de situação, não
consegue fazer muitas conferências. Basicamente
se comporta como uma "máquina de escrever",
aceitando tudo que é digitado.
Porém, num ambiente controlado, a eliminação
de todos os erros é possível com
o uso da informatização. Inclusive
é a única maneira de evitá-los.
Isso é conseguido facilmente mudando a
metodologia do trabalho, fazendo a digitação
dos dados do pedido do cliente, com base em informações
previamente configuradas:
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| a) |
Definição
da estrutura de cálculo das operações,
possibilitando que sejam padronizados os critérios
dos cálculos de acordo com a tributação
específica da empresa e das operações. |
| b) |
Estabelecimento
de critérios para a realização
de cálculos especiais em operações
para fora do estado ou utilização
de substituição tributária,
etc., evitando que essas informações
fiquem na dependência de colaboradores
operacionais que não são especialistas. |
| c) |
Estabelecimento
de critérios para a inclusão
automática de informações
complementares, necessárias para o
tipo de operação ou para certos
produtos. |
| d) |
Confronto
da digitação do pedido do cliente
com as normas da empresa, com as tabelas de
preços e condições comerciais
aplicáveis, evitando que simples erros
de digitação afete a rentabilidade
do negócio. |
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| SOBRE
A AGILIZAÇÃO DOS PROCESSOS |
| Outra questão
muito abordada é sobre a melhoria dos tempos
na execução dos processos. |
| Esta é uma das
principais razões para o uso da informatização.
Com ela é possível conjugar várias
ações simultâneas, eliminando
várias tarefas que exigem tempo e participação
de funcionários. |
| Apenas para exemplificar,
com base num pedido de um cliente, digitado ou importado,
é possível realizar, na mesma fração
de segundo, várias tarefas sem requerer a
participação de pessoas: |
| a) |
Comunicação
automática com o sistema da SEFAZ,
para obter o XML da operação. |
| b) |
Geração
do PDF da DANFE. |
| c) |
Geração
dos boletos bancários. |
| d) |
Envio
por e-mail do XML, DANFE e boletos para o
cliente, inclusive para destinatários
diversos. |
| e) |
Envio
de informações para a transportadora. |
| f) |
Baixa
dos estoques. |
| g) |
Aviso
de retirada dos produtos dos estoques para
entrega. |
| h) |
Inclusão
das duplicatas no contas a receber ou a pagar. |
| i) |
Atualização
da ficha financeira e crédito do cliente. |
| j) |
Guarda
segura do XML para fiscalização. |
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Além do processo inicial, é possível
que possam ser refeitos de forma prática
e automática. Eventos como o reenvio de
XML, DANFE, Boletos, para o cliente, a transportadora
e o contador podem ser feitos sem qualquer trabalho
e em poucos segundos
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