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Uma nova maneira do escritório contábil operar no ambiente do SPED

A Softlogic fez uma aliança com 3 renomadas empresas de contabilidade, clientes há mais de 20 anos, para definir e lançar um novo software que pudesse revolucionar a maneira como os serviços do escritório contábil vêm sendo realizados nas últimas 4 décadas.

A experiência da Softlogic de mais de 28 anos informatizando empresas e escritórios de contabilidade somada à experiência de mais de 30 anos de cada uma dessas organizações contábeis, conseguiu chegar a algo totalmente novo, que elimina o trânsito de papeis, a espera de informações e mantém a apuração fiscal e contábil sempre atualizada em tempo real.

Também era necessário que fosse algo fácil de implantar, com quase nenhum custo, atender completamente as obrigações do SPED e pudesse recuperar a importância da atividade do escritório contábil na vida de seus clientes, ou seja, uma solução completa e definitiva.

COMO AS CONDIÇÕES DE TRABALHO E RENTABILIDADE DOS ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS VÊM PIORANDO

Desde 2008 a ampliação gradativa do projeto SPED, vem criando diversos arquivos com milhares de dados sobre vendas, compras, serviços, estoques, ativo fixo, custos, impostos, pagamentos, recebimentos e folha de pagamento.

Além do trabalho de gerar esses arquivos que são compostos por mais de 8.000 informações diferentes, os dados devem ser apurados e informados com rigor, pois serão processadas pela Receita Federal e confrontados com os clientes, fornecedores, funcionários e bancos. Se algo estiver divergente os arquivos ficam sujeitos ao reprocessamento para acerto. É claro, com multas e, até, estarem corretos.

Até mesmo os processos mais adiantados de "integração", não servem mais, pois têm apenas uma via: a remessa dos dados para o escritório. O novo ambiente exige o "compartilhamento", ou seja, uma base única de informação que pode ser controlada, alterada e lacrada para manter a consistência com as informações enviadas para a Receita Federal que poderá no futuro, pedir esclarecimentos, retificações ou reenvio.

Além disso, os escritórios contábeis contam com mais alguns problemas. A maior parte dos clientes remete os documentos e informações próximas aos prazos da entrega das guias, holerites, documentos e arquivos magnéticos. O escritório em poucos dias precisa processar o mês, correr atrás de informações que não chegaram, conciliar e gerar as guias, quase sempre, em cima do prazo de pagamento. Muitas vezes, sob reclamação dos clientes que não vê sua parte no problema.

Dentro desse processo quase caótico, cujos clientes pouco ajudam, o escritório precisa preparar os arquivos para o SPED Fiscal, Contábil, Contribuição, Fcont, bloco K e o e-Social. Agora o ECD e o ECF são obrigatórios para todas as empresas e exigem contabilização rigorosa e em condições de ser conciliada com os saldos bancários que o fisco possui sobre a empresa. Segundo a Receita Federal, apenas 7% dos arquivos do SPED, são entregues completos e sem erros.

Além disso, a visão do cliente sobre os serviços prestados pelo Escritório Contábil há muitos anos vem sendo desvalorizado, e visto apenas como um "gerador de guias". Esta visão incorreta que o cliente tem, também contribui para a pouca atenção na entrega de informações e documentos necessários aos trabalhos.

Agora, com as obrigações generalizadas do SPED, a situação ficou insustentável para quem continua trabalhando como no passado.

LIGUE PARA NÓS E VEJA O QUE FIZEMOS PARA MUDAR RADICALMENTE ESSA SITUAÇÃO. TEL. 11-5583.0228.

 
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Rapidez no atendimento telefônico 

No Sistema de Gestão Empresarial para Atacadistas, o vendedor pode chamar pedido padrão baseado nas últimas compras do cliente e preencher apenas as quantidades. Além disso, as tabelas de preço operam com vários tipos de configuração, inclusive preços especiais para determinados clientes.

Rapidez no atendimento telefônico 
Flexibilidade no atendimento dos pedidos de vendas 

A rotina de faturamento emite nota fiscal com as mais variadas configurações. O Setor poderá separar e juntar pedidos, juntar partes de vários pedidos na mesma NF. Tudo o que for preciso, não há limitações. As partes não faturadas estarão sempre sob rigoroso controle e facilmente consultadas.

Flexibilidade no atendimento dos pedidos de vendas 
Registro e controle das negociações com os clientes 

Em razão da necessidade de dinamismo na área de vendas em que a maioria das atividades é baseada no atendimento telefônico, as telas do Sistema de Gestão de Vendas foram construídas para serem operadas dinamicamente. Com poucos ou quase nenhum toque no teclado poderá obter ou registrar informações da conversação com o cliente. Além disso, monitora os agendamentos com os clientes e avisar o vendedor para o retorno e providências que foram combinadas.

Registro e controle das negociações com os clientes 
Controle sobre a rentabilidade das vendas 

Além do controle operacional o Sistema de Gestão de Vendas faz o acompanhamento dos custos com todo o rigor técnico. Isso permite que, através de consultas e relatórios, a Gerência possa avaliar detalhadamente os negócios e a rentabilidade de clientes e de produtos. Através de ferramentas sofisticadas, poderá analisar não só o resultado, mas também a tendência que vem se verificando nos últimos meses.

Controle sobre a rentabilidade das vendas 
Controle completo sobre a atuação dos vendedores 

O Sistema de Gestão de Vendas vai controlar as fases dos processos, eliminar as "fichinhas" dos vendedores e trazer para a empresa as informações que geralmente ficam apenas de posse dos vendedores. Normalmente quando um vendedor sai da empresa leva as informações de suas fichinhas para seu novo emprego, provavelmente, concorrente da empresa.

A Gerência de vendas poderá estabelecer critérios para aprovação dos pedidos, exigir autorizações eletrônicas para determinadas operações, clientes ou valores. Também é permitido que vários vendedores compartilhem comissão de uma mesma operação.

As comissões poderão ser diretas ou indiretas para gerentes ou supervisores, baseadas em vendas ou recebimentos e vinculadas a produtos ou outras condições.

Controle completo sobre a atuação dos vendedores