|
O cuidado mais importante é
não ter urgência. Se
não quis começar antes
com tempo para fazer algo com critério,
não faça mal feito agora
com a justificativa que é urgente.
A escolha não é um
processo demorado. Existem alguns
cuidados que acabam consumindo alguns
dias, ao invés de horas, mas
não podem ser ignorados ou
considerados superficialmente.
Para começar, sua empresa
precisa saber o que deseja da informatização
e por que precisa dela, para, só
depois, procurar. Lembre-se (a todo
o momento), se precisa achar uma solução,
antes precisa saber qual é
o problema.
Inicialmente, pense nos problemas
que sua empresa tem no dia a dia.
Isole e relacione cada um.
| a)
|
Seu contador precisa
de informações para
o SPED e seu sistema atual não
consegue dar; |
| b)
|
seu estoque está
sempre com problema e seus vendedores
gastam muito tempo para certificarem
se, realmente, os produtos estão
disponíveis para venda; |
| c)
|
não consegue
saber qual é a margem de
lucro do que vende; |
| d)
|
a OP diferente do
pedido do cliente; |
| e)
|
as entregas saem
com atraso; |
| f)
|
etc. |
É isso mesmo, faça
uma lista dos problemas que precisa
resolver e que um novo sistema pode
solucionar. Liste pelo menos 20 razões.
Se possível, chegue a 30 ou
50. Ao procurar atingir esses números,
vai descobrir muitos problemas que
precisam de solução
e não eram lembrados. Peça
ajuda para seus funcionários.
Não se preocupe com a forma,
apenas liste-os.
Com essa relação em
mãos, além de saber
por que precisa de um sistema novo,
vai ter um guia para checar se todos
os seus problemas vão ser resolvidos
com um novo sistema.
A lista serve para mostrar quais
são as atividades mais críticas
da organização. Qualquer
solução terá
que atender a todos os tópicos.
Depois da primeira, faça outra
lista. Liste que melhorias operacionais
seu negócio está precisando
para crescer, melhorar o atendimento,
atrair novos clientes, etc. Não
pense mais nos problemas da lista
anterior. Esta deve relacionar ferramentas
e recursos que a empresa não
tem, mas que precisa (procure imaginar
um cenário ideal). Mais uma
lista com 20, 30 ou 50 itens.
Depois, nas duas listas, ordene os
tópicos por importância
ou relevância, da maior para
a menor.
Com as listas prontas, sua empresa
já deu o primeiro passo. Sabe
quais são os problemas que
precisa resolver, identificou as atividades
mais críticas e o que precisa
para ser mais dinâmica e melhor.
Ou seja, já sabe o que precisa.
Agora sim, tem condições
de sair e procurar um sistema e um
fornecedor no mercado.
Depois desse primeiro passo, há
mais algumas etapas, cada uma com
seus afazeres:
| 1º |
Estudar os detalhes
(requisitos) de cada atividade
que precisa ser informatizada
e analisar como cada uma será
atendida pelos sistemas ofertados. |
| 2º |
Saber onde estão
os fornecedores que podem atender
melhor as necessidades da empresa. |
| 3º |
Avaliar como a dinâmica
operacional dos sistemas encontrados
se adequam à maneira de
operar da empresa ou, se uma ou
outra pode ser modificada. |
| 4º |
Avaliar se a solução
encontrada atende a todos os tópicos
levantados nas listas preparadas
inicialmente. |
| 5º |
Avaliar se as tecnologias
das soluções encontradas
atenderão às necessidades
futuras da empresa. |
| 6º |
Avaliar as mudanças
na infraestrutura para atender
às exigências da
solução e das necessidades
da empresa. |
| 7º |
Como certificar
que o fornecedor vai atender as
expectativas quanto ao sistema,
ao treinamento, ao suporte e às
inovações que a
empresa vai precisar no futuro. |
| 8º |
Avaliar quanto custa
e como poderá pagar o investimento
na solução que melhor
vai atendê-la. |
Se você chegou até aqui
e não desistiu da leitura do
artigo, pode estar imaginando como
é complicado adquirir um novo
sistema. Realmente é um processo
complexo e merece todos esses cuidados.
Se sua empresa é pequena,
pode simplificar algumas tarefas,
mas não os cuidados.
Sobre o autor:
J. R. Cesário
Consultor com mais de 35 anos de experiência
em implantação de ERP
|
