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Mesmo sem conhecer as necessidades
do negócio, a resposta é
já. Se seu negócio
ainda não opera com sistemas
integrados, certamente pode estar
deixando escapar muitas oportunidades.
Para entender o que está perdendo,
é necessário saber porque
é importante ter um Sistema
Integrado de Gestão Empresarial
(ERP).
Existem vários fundamentos
que justificam a necessidade, mas
4 são os mais importantes:
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1º. |
Ter ferramentas para operacionalizar
as atividades da empresa. |
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Este
é o fundamento básico
e mais facilmente percebido. Todos
precisam controlar os estoques,
emitir nota ou cupom fiscal, registrar
vendas, efetuar compras, planejar
a produção, acompanhar
o fluxo de caixa, etc. Este princípio
é a porta de entrada para
a informatização.
Por ser o mais óbvio, faz
com que a maioria das empresas
o elejam como sendo o único
quando buscam alternativas no
mercado. |
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2º. |
Guardar as informações
para serem consultadas. |
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A operação de qualquer
software se caracteriza, basicamente,
pelo registro contínuo
de informações em
seus arquivos. Isto quer dizer
que a informatização
tem como objetivo guardar tudo
o que aconteceu em todas as atividades
da empresa. Ficam guardadas todas
as necessidades, atendidas ou
não, dos clientes; as ofertas
conseguidas com os fornecedores;
os produtos que foram mais, ou
menos, comercializados, os que
renderam mais ou menos, os que
deram lucro, prejuízos,
etc. É a própria
história de como a empresa
chegou onde está. Embora
muitas pessoas tenham sido envolvidas
na criação dessas
informações, ela
é um patrimônio da
empresa e, por isso, deve ser
armazenada, garantindo que a história,
o know-how e as operações
passadas estejam sempre acessíveis,
mesmo que os colaboradores tenha
sido trocados. |
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3º. |
Utilizar as informações
para analisar os resultados, avaliar
tendências e tomar decisões.
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Um sistema bem construído
permite ao gestor receber ou ter
acesso a informações
relevantes sobre as operações,
resultados obtidos, pendências,
comportamento dos clientes, tendências
do mercado; enfim, sobre tudo
o que é manipulado e armazenado
no software. Essas informações
relevantes podem ser usadas dinamicamente
para a tomada contínua
das decisões, permitindo
corrigir desvios e aproveitar
as oportunidades mais rapidamente.
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4º. |
Gerar novas oportunidades. |
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Este talvez seja o fundamento
menos percebido e utilizado. Requer
que a empresa usuária tenha
um elevado grau de maturidade
de gestão e, o fornecedor
do sofware, capacidade tecnológica
para atender esse quesito. Imagine
não precisar esperar o
cliente vir comprar, já
saber o que ele precisa e quando
deseja, saber a tempo que não
poderá atendê-lo
e ter condições
de corrigir isso. A informatização
tem ferramentas para estudar inúmeras
variáveis comportamentais
dos clientes, simular melhorias
nos processos e projetar novos
cenários. Com elas, a empresa
pode ampliar o leque de serviços
e produtos que oferta para os
clientes, trocar processos para
aumentar a produtividade ou reduzir
custos e, até mesmo, identificar
novos mercados. |
Além
desses fundamentos, que já
justificam a necessidade, um sistema
integrado ainda é responsável
por dois importantes instrumentos
no gerenciamento da empresa:
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1º. |
Estabelece um modelo de organização
e relacionamento entre as áreas,
as atividades e os colaboradores
da empresa. |
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Ao implantar um sistema integrado
de gestão, a empresa vai
adotar um padrão para seus
processos operacionais, gerenciais,
para a maneira como atende os
clientes, como efetua as compras,
faz os pagamentos e, ainda, como
será o relacionamento entre
as pessoas e as diversas áreas.
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2º. |
Estabelece um sistema de segurança
e rastreabilidade das informações.
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A
informatização permite,
também, definir e limitar
as permissões de cada usuário,
garatindo acesso apenas a recursos
e atividades que ele esteja treinado
e apto a exercer. Também
serve para preservar informações,
manter sigilo e rastrear a ação
de cada usuário, detectando
falhas e prevenindo ações
inadequadas por parte do colaborador. |
Dessa forma, pensar em integrar as
atividades através de um sistema
de gestão é, praticamente,
pensar como a empresa vai se organizar
para atender seus clientes, fornecedores,
funcionários e gestores. Todos
eles precisam ter suas necessidades
atendidas para que a empresa se torne
eficiente e, principalmente, ágil.
Um software de gestão deve
dar à empresa agilidade e consistência
entre seus diversos processos. Com
isso, se tornará eficiente,
lucrativa e atenderá bem seus
clientes. O crescimento depende basicamente
disso.
Informatizar é pensar no negócio
como um todo e não somente
no software em questão.
Sobre o autor:
J. R. Cesário
Consultor com mais de 35 anos de experiência
em implantação de ERP
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